[구매] 최적의 업체를 선정하는 입찰 프로세스

오늘은 입찰에 관련해서 알아 보도록 하겠다. 우리가 회사에서 물품을 구매 하는 방법들은 상당히 다양하다. 수의계약이나 전략적 파트너십을 통해 구매하는 경우고 있고, 3년, 5년 Long-term Contract으로 가는 방법 있다. 또한 물건을 구매하기 위해서 구매 시점마다 경쟁 입찰을 하는 경우도 있으며, 우리는 많은 부분 입찰을 통해 구매를 진행 한다.

입찰에 적합한 품목들의 특징

1. 공급자의 차별성이 별로 없다. 누구를 선택해도 비슷하다.

2. 제품에 차이가 별로 없고 표준화되어 있다.

3.해당 품목이 성숙기에 있기 때문에 개선이나 변화 내용이 별로없다.

4. 구매 고려시 가장 중요한 고려사항이 가격이다. 

 

이런 특성을 갖고 있는 제품들을 주로 입찰을 많이 하게 된다.

입찰 방법? Two-step Bidding

우리는 입찰을 진행할때 한 번에 모들 과정을 끝내는 경우도 있고, 여러 번 입찰을 진행 하는 경우도 있다. 다만 일반적으로는 Two-step Bidding이라고 해서 두번에 나누어 입찰을 많이 진행 한다.

 

Two-step Bidding은  말 그대로 Step이 두 개라는 의미 이이다. 첫 번째는 Step은 가격을 빼고 기술적인 것만 가지고 기술 적합성을 검토한다. 예를 들어 10명의 공급자 중에서 기술이 적합한 공급자들만 선정하고 나머지는 탈락시키고 두 번째 단계에서 가격을 집어넣고 최적가격 선택한다.

 

Two-step Bidding을 하는 이유는 공급자들 중에서 가격은 굉장히 저렴한데 우리가 원하는 기술 수준에 적합하지 않은 업체들을 걸러내기 위해서다. 또한 구매 부서나 현업 부서 일방의 입김이 크게 작용하는 것을 막기 위한 이유도 있다.

입찰에서 제한 최저가가 중요한 이유

입찰에서 가장 중요한 기준은 바로 가격이다. 여러 공급자들이 제시하는 가격을 비교하여 가장 저렴한 업체를 선정하는 것이 일반적이다. 하지만 너무 낮은 가격은 품질 저하, 계약 불이행, 사기 등 위험을 초래할 수 있다. 이를 방지하기 위해 우리는  제한 최저가라는 개념을 사용한다.

제한 최저가란?

예상 가격의 80% 정도를 기준으로 하여 그 이하의 가격을 제시한 업체는 입찰에서 탈락하도록 하는 방식이다. 예를 들어 예상 가격이 100원이라면 제한 최저가는 80원이 된다. 75원을 제시한 업체는 제한 최저가를 충족하지 못하기 때문에 입찰에서 탈락하게 된다.

 

제한 최저가를 설정하는 이유

• 너무 낮은 가격으로 인한 위험을 방지하기 위해서
• 공급자들의 경쟁을 유도하여 합리적인 가격을 형성하기 위해서

제한 최저가 방식의 장점

• 품질 저하, 계약 불이행, 사기 등의 위험을 줄일 수 있다.
• 공급자들의 경쟁을 유도하여 합리적인 가격을 형성할 수 있다.

제한 최저가 방식의 단점

• 최저가보다 높은 가격으로 계약이 체결될 수 있다.
• 낮은 가격으로도 양질의 제품을 제공할 수 있는 잠재적인 공급자를 배제할 수 있다.

낙찰 후 추가 협상이 가능한가?

입찰 후 추가 협상은 두 가지 방식으로 나눌 수 있습니다.

 

1. 최저가 입찰 후 추가 협상은 공정거래위원회 및 하도급법에 따라 중소기업 및 중견기업은 불가능하다. 추가 협상은 일종의 갑질로 간주될 수 있습니다.

2. 제한 최저가 입찰의 경우, 낙찰 후 협상을 통해 가격을 낮출 수 있습니다.

입찰 결과가 예상보다 높을 경우

• 유찰 : 입찰 결과가 예상보다 높으면 유찰을 선언하고 재입찰을 진행 한다.
• 재입찰 : 재입찰을 통해 공급자들이 가격을 낮추도록 유도할 수 있다.
• 중소기업 및 중견기업 선정 : 중소기업 및 중견기업의 경우, 예상 가격보다 높더라도 법적으로 선정해야 할 수 있다.

공정하고 투명한 입찰 프로세스

입찰은 기업이 필요한 물품이나 서비스를 공급자로부터 구매하는 중요한 과정이다. 투명하고 공정한 입찰 프로세스는 최적의 조건으로 최고의 공급자를 선정하는 데 필수적이다.

 

따라서 구매 프로세스가 잘 정립된 대기업들은 투명하고 공정한 입찰 프로세스를 위해 다음과 같은 규정집과 절차를 마련한다.

1. 공급자 초청 및 입찰 정보 공유

• 입찰 참여를 희망하는 공급자들에게 입찰 공고를 발송한다.
• 입찰 공고에는 입찰 참여 자격 요건, 제출 서류, 평가 기준 등이 명시되어야 한다.
• 입찰 설명회를 개최하여 공급자들의 질문에 답변하고 입찰 내용을 명확하게 설명해야한다.

2. 입찰 서류 제출 및 평가

• 공급자들은 기술 제안서, 가격 제안서 등을 제출한다.
• 기술 제안서는 공급자의 기술 역량을 평가하는 데 사용된다.
• 가격 제안서는 최저가를 결정하는 데 사용된다.
• 평가 기준은 공개적으로 공시된다.
• 평가 과정은 객관적이고 공정하게 진행되어야 한다.

3. 낙찰 및 계약 체결

• 평가 결과를 바탕으로 낙찰자를 선정 해야하며 낙착자와 계약을 체결 해야 한다.
• 계약 내용에는 품목, 규격, 가격, 납기 등이 포함된다.

4. 투명성 및 공정성 확보

• 서류 제출은 봉인된 상태로 진행 해야 한다.
• 온라인 입찰 시스템은 Blinding Bidding 방식을 사용하여 정보 보안을 강화해야 한다.
• 입찰 과정은 감사팀 등 유관 부서의 감독을 받아야 한다.

투명하고 공정한 입찰 프로세스는 다음과 같은 장점을 제공합니다.

• 최적의 조건으로 최고의 공급자를 선정할 수 있다.
• 부정적인 관행을 방지하고 기업의 이미지를 제고할 수 있다.
• 공급자들과의 신뢰 관계를 구축할 수 있다.

위와 같은 이유로 투명하고 공정한 입찰 프로세스를 통해 최고의 공급자를 선정하고 기업의 경쟁력을 강화하기 위해 노력해야 한다.

단계 별 구매 업체 선정 과정

1. 기술 평가

• 기술 부서가 공급업체의 기술 제안서를 검토하여 합당한 업체를 선정
• 스펙 변경 등으로 인한 원가 변동 가능성이 있음을 고려 해야 한다.

2. 최종 가격 산출

• 기술 평가 결과와 원가 변동을 반영하여 최종 가격을 산출

3. 업체 선정 기준

• 최저가 또는 최고 가치(가격, 납기 등을 고려)

4. 탈락 업체 통보 및 Debriefing

• 구매는 투명성을 위해 탈락 업체에게 선정 결과 및 탈락 이유를 통보해야 한다.
• Debriefing을 통해 탈락 이유를 상세히 설명하여 회사 이미지 제고 및 공급업체 성장 지원