[구매] 구매 요청서(PR, Purchase Request) 대로만 사면 될까?

오늘을 부터 몇일 동안 구매 업무에 대해 간략 하게 알아 보는 시간을 가지도록 하겠다.  일반적으로 구매 업무 프로세스는 일반적으로 1. 구매 요구 사항을 정의하고 접수 한다. 2. 공급자 탐색, 3. 공급자 평가, 4. 공급자 선택 계약, 5. 구매 진행 과정 점검, 6. 수령/대금 지불로 이루어진다.

1. 구매 업무의 시작 PR(Purchase Request, 구매요청서)

우선 구매 업무의 시작은 우리가 흔희 PR(purchase request)이라고 부르는 구매요청서(구매 요청서)를 현업으로 부터 받으면서 시작한다. PR은 현업에서 필요로 하는 물품 또는 서비스에 대한 요청을 담고 있다. PR을 받을 때 가장 중요한 것은 현업이 원하는 것을 명확하게 이해하는 것이다.

 

더 싸고 좋은 제품을 사기 위해 구매 담당자는 PR에 나와 있는 내용을 충분히 이해하고, 현업과 소통할 수 있는 능력이 필요하다. 또한 엔지니어 수준은 아니지만 어느 정도 해당 분야의 지식/전문성이 있어야 한다. 

 

예를 들어 보자. 구매 담당자가 현업의 요청에 따라 신라면을 구매 해야 하는 상활이라 가정해 보자. 그러나 시장에서 진라면이 할인 행사를 하고 있어 신라면보다 500원이 더 싼 상황이다. 이렇때 구매 담당자는 PR 요청한 담당자와 협의를 통해 신라면과 진라면의 선호도 차이가 크지 않으면 진라면을 발주해도 되는지를 역으로 제안 한다면 회사 입장에서 해당 금액만금 원가절감(이익 증가) 효과를 얻게 된다.

 

실제 구매 업무를 하는 입장에서는 꿈 같은 애기지만 이러한 모습이 이상적인 구매의 역할이 아닐까 한다. 또한 이러한 역할을 하기 위해서는 품목에 대한 전문성이 담보되아야 한다.

 

전문성을 높이기 위해서는 해당 품목을 오랜기간 구매 하고, 다양한 세미나/박람회 등을 참석해야 한다. 또한 지속적으로 인사이트를 높여야 할 것이다. 그리고 가장 중요한 것은 지속적인 현업과의 소통이다. 아무리 좋은 제품/대안을 제시한다고 해고 현업과의 소통이 없으면 실현되기 어려울 것이다.

 

2. PR 과정

구매 과정의 시작: PR(구매 요청서)

• 현업에서 필요한 물품 또는 서비스에 대한 요청은 PR을 통해 구매 부서에 전달
• PR은 Purchase Requisition의 약자로, 현업이 원하는 구매 품목과 관련 정보를 담고 있음

PR을 받을 때의 중요한 점: 내용의 명확성

• PR을 받으면 현업이 어떤 물건을 몇 개, 어떤 특성으로 원하는지 명확히 이해해야 함.
• PR의 목적과 내용이 불분명하면 구매 과정에서 혼란이 발생할 수 있음

PR 주요 기재 사항/유의사항

• 사내 전결 규정에 따라 승인 필요 (00이하 팀장, 00억 이하 실장, 00억 초과 본부장)
• 자재 (품명, 규격/개정번호, 자재코드가 없을 경우 : 시방서, 규격, 도면, 공급업체 정보 등 명시, 수량, 단위 납품 요구일자, 용도, 인허가 사항, 납품전 검사 방법, 기술검사 수행여부, G/L Account, 코스트센터, 자재번호 등
• 공사/용역 (시방서, 과업 지시서, 입찰 안내서, 설계도면, 생산/저장/연구시설에 대한 공사/용역 시 SHE계획서 작성 항목, 평가 기준, 적격 수급업체 통과 여부
• 화학 물질 여부 (화학 물질 구매 시 사전 등록)

PR 확인 시 고려 사항

• 요청일자, 요청자, 수령자, 구매 승인 등의 정보 확인
• 품목의 명확한 내용과 스펙, 현업의 승인이 정확히 기재되어 있는지 확인
• 주요 기재사항 확인하고, 해당 품목에 꼭필요한지? 더 싼품목은 없는지? 검토 후 업체 소싱....

3. 구매자의 역할

PR을 받았을 때의 유연한 대처

PR을 받으면 단순히 그대로 진행하는 것뿐만 아니라, 현업의 요구사항을 검토하고 더 나은 아이디어를 제안할 수 있어야 한다.

예를 들어, 품목을 대체하여 비용을 절감하는 등의 제안을 할 수 있음

 

구매자의 어려움 : 품목에 대한 전문성 부족

구매자는 기술 엔지니어가 아니기 때문에 품목에 대한 전문성이 부족할 수 있다 .때문에 구매 담당자는 품목에 대해 어느 정도 수준 이상의 이해와 현업과 소통 능력이 필수 적이다.

 

품목에 대한 전문성 획득 방법

• 긴 시간 동안 한 종류의 제품을 구매하면서 전문성 획득 vs 다양한 제품을 구매하며 다양한 경험을 쌓는 방법 정답은 없다.
• 특정 분야에 대한 전문성을 갖기 위한 노력이 필요
• 공부하는 방법 밖에...
• 정답이 없다... 그래서 현업이 요청한대로만 한다..

https://dbr.donga.com/article/view/1203/article_no/1089/ac/magazine

 

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