[구매] 공급자와의거래를 위한 공식적인 커뮤니케이션 [RFx, RFI, RFP, RFQ]

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Solicitation, RFP, RFQ의 중요성

지난 포스팅에서는 공급자 탐색에 대해 알아봤다. 이번에는 공급업체 대상 후보가 될 수 있는 업체 풀을 구성했다는 가정에서 포스팅을 진행 하겠다.

 

다음 단계는 업체들 중에 가장 적합한 공급자를 찾는 것이다. 즉  "누가 가장 잘 맞는 공급자일까?"라는 질문에 답을 찾아야 하는 것이다.

 

그 첫번째로 후보 업체들에거 현업의 요구사항을 가장 잘 충족시킬 수 있는 공급자는 누구인가? 라는 질문에 답하고 물어보고 답하는 과정을 거쳐야 합니다.

 

이러한 과정은 일반적으로 Solicitation이라 불린다. Solicitation은 사전적으로 '구걸'이라는 뜻이 있지만, 구매에서는 구매자가 공급업체을 역량을 알고 싶다고 요청하고, 이에 대한 정보가 왔다갔다하는 과정을 의미합니다.

 

Solicitation의 주요 도구로는 RFI(Request for Information), RFP(Request for Proposal)와 RFQ(Request for Quotation)가 있다. 이를 통털어 RFx라고 한다.

 

RFI는 정보 요청서로 구매 물품에 대한 시장 조사 및 공급자의 역량 및 능력을 평가하기 위한 구매 전 단계의 문서 요청이다. RFP는 공급자에게 제안서를 요청하는 것으로, 주로 공급자의 일반적인 역량과 경쟁력을 알아보기 위해 사용니다. 반면에 RFQ는 견적을 요청하는 것으로, 특정 스펙이나 내용에 대한 공급자의 적합성을 알아보기 위해 활용된다.

 

이렇게 RFx는 구매자가 공급자에게 자신의 요구사항을 전달하고, 해당 품목에 대한 시장 조사 등 정보 조사, 공급업체의 역량 등  제안/견적을 받 과정을 의미한다. 이러한 프로세스틀 통해 어떤 공급자가 가장 적합한지를 판단하게 되는 것이다.

 

종합적으로 말하면, Solicitation은 구매자와 공급자 간에 정보 교환과정으로, 이를 위한 도구로 RFI, RFP와 RFQ가 널리 사용되고 있습니다. 이러한 도구를 통해 구매자는 공급자의 역량과 적합성을 효과적으로 평가할 수 있다.

1. RFI (Request for Information)
   • 정보 요청서로, 시장 조사 및 업체의 역량을 평가하기 위해 사용됩니다.
   • 제품이나 서비스의 일반적인 정보, 기술적인 측면, 비용 예측 등을 요청합니다.
   • RFI는 공급자와의 초기 연락을 위해 사용되며, 공급자들의 능력과 경험을 확인하는 데 도움이 됩니다.
2. RFP (Request for Proposal)
   • 제안 요청서로, 특정 제품이나 서비스에 대한 제안을 받기 위해 사용됩니다.
   • RFI 단계에서 선정된 공급자들에게 세부적인 제안을 요청합니다.
   • 제안서는 제품이나 서비스의 가격, 납기일, 기술적인 세부사항 등을 포함합니다.
3. RFQ (Request for Quotation)
   • 견적 요청서로, 제품이나 서비스에 대한 가격 제시를 받기 위해 사용됩니다.
   • RFP 단계에서 선택된 공급자들에게 정확한 가격 및 기타 조건에 대한 제안을 요청합니다.
   • RFQ는 주로 가격 경쟁력을 평가하고 최종적으로 계약을 맺을 최적의 공급자를 선정하는 데 사용됩니다.

공급자 선택, RFQ vs RFP

RFI (Request for Information)는 해당 물품을 처음 구매하거나 회사 입장에 정보가 부족할때 전문 업체에게 정보를 요청하고 커뮤니커이션 하면서 우리의 요청 사항을 정의하는 단계 이기 때문에 공급자 탐색 단계에서도 필요하다. (우리나라에서는 많이 사용하지 않는다.) 때문에 이에 대해서는 넘어가고 오늘은 RFQ와 RFP에 대해 설명 하겠다.

 

예를 들어 올 겨울 태국여행을 가기로 했다. 이를 위해 여행 계획을 세우기 위해 다섯 여행사에게 제안서를 요청했다 가정해 보자.

 

보통 제안요청서(RFP)에는 태국 여행을 원하는데 이런 활동을 하고, 이런 음식을 먹고, 이 정도급 호텔에서 묵고 싶다는 것과 대략적인 가격 범위를 제시하며 다섯 여행사들이 이를 기반으로 여행 일정과 가격을 제시하도록 하는 것이다.

 

여행사들은 이에 대한 프로그램을 짜서 첫날 어디서 숙박하고 이동은 어떻게 할지, 어디를 구경하며 어떤 음식을 즐길지 등을 상세히 제시합니다.(일반적으로 제안 설명회) 이를 토대로 우리는 여러 제안서를 받아와 비교해보게 됩니다.

 

반면, 가격에 초점을 둔 제안서를 요청하는 것이 RFQ이다. 여행사들에게 첫날부터 마지막 날까지의 일정 등을 전달하고 이에 대한 가격(견적)을 받는 것입니다. (RFQ는 견적 요청이라고 보면 된다.)

 

때문에 공급자의 역량을 더 알아보고 싶다면 RFQ보다는 RFP를 선택하는 편이 유리하다. 하지만 반복적이고 예측 가능한 구매가 필요한 경우, RFQ로 간편하게 원하는 정보를 얻을 수 있다. 어떤 방법이 좋다 나쁘다가 아니라 상황에 따라 선택해야 한다.

 

혁신적 제안의 중요성과 구매 부서의 역할

일반적 구매에서는  RFQ(견적요청서)를 주로 활용하는 편이다. 하지만 때때로 우리가 제시한 조건보다 더 나은 조건으로 제안을 받을 수 있다.

 

이는 예를 들어 생수 병을 구매하는 과정에서 과거 제품을 사용한다고 명시했는데, 공급자가 새로운 환경친화적인 소재를 제안하는 경우를 들 수 있다. 

 

"이 신소재는 빠른 리사이클링이 가능하며 환경에 더 친화적이며, 가격 또한 저렴 합니다." 와 같이 공급자가 높은 품질의 제안하는 것이다.

 

여행 프로그램의 조건을 제시했을 때 여행사가 추가 요청 없이도 가격이 동일한 채로 높은 퀄리티의 서비스를 제안하는 경우도 이에 해당 한다.

 

이러한 현상을 'Innovative Proposal(혁신적 제안)'이라 부릅니다.

 

일반적으로 구매에서는 이러한 혁신적 제안을 적극적으로 수용하고자 하는 노력이 필요합니다. 그러나 기술적인 내용에 대한 이해 부족이나 현업과의 소통 부재로 인해 이루어지지 않는 경우가 많다. 현업 수준이 높아 구매 부서가 기술적인 내용을 충분히 이해하지 못할 때, 공급자는 스펙 변경이나 다른 혁신적인 제안을 적극적으로 시도하지 않을 것입니다.

 

구매 부서가 혁신적 제안을 적극적으로 받아들이고자 한다면, 현업과의 밀접한 소통과 협조가 필수다. 아직 현업이 이에 대해 적극적으로 의견을 내놓지 않는다면, 혁신적 제안이 채택되기는 어려울 것이다.

 

그러나 이러한 도전적인 역할이 바로 구매 부서의 역할이 될 수 있다고 생각한다. 혁신적 제안을 촉진하고 조직의 발전을 이끌어내는 데에 구매 부서가 큰 역할을 할 수 있다고 생각 한다.

 

RFP 및 RFQ 프로세스에서의 구매 부서의 역할

 

공급자로부터 RFP(제안요청서)나 RFQ(견적요청서)를 받을 때 중요한 점 중 하나는 구매 부서가 단일 창구 역할을 해야 한다는 것이다. 이는 공급자와의 원활한 의사소통을 위해 구매 부서가 RFP 또는 RFQ에 관련된 모든 질문에 대응해야 한다는 것을 의미한다. 다른 부서에 질문을 던지거나 정보를 분산시키면 혼란이 생길 수 있으며, 기업의 비밀 정보가 유출될 우려도 있다.

 

따라서 RFP 또는 RFQ를 공급자에게 전달할 때 어떤 질문이든지 구매 부서에 문의하도록 하거나, 공급자가 질문을 할 경우 직접 구매 부서에 문의하도록 안내해야 한다. 특히 가격 정보는 민감한 정보이기 때문에, 구매 부서가 RFP 및 RFQ를 관리하는 과정에서 이러한 정보를 신중하게 다루어야 합다.

 

RFP 및 RFQ를 작성할때는 제품 설명과 함께 가격, 조건, 납기일, 납품 장소, 보증 사항, 기술적인 내용 등 다양한 정보를 포함시켜야 하며, 이러한 모든 내용들은 사실상 현업에서 제공한 PR(구매 요청서) 내용에서 파생된다.

 

따라서 구매 부서는 PR을 받아와서 이를 충실히 반영하여 공급자에게 RFQ를 보내게 된다. 이후 공급자가 Quotation을 제시하면, 구매 부서는 최적의 공급자를 선정한다.

 

전반적인 구매 프로세스가 현업에서 PR을 받아 시작되어 어떻게 구매 계약을 체결하는지에 대한 과정임을 충분히 이해해야한다. 이는 원활하고 효율적인 비즈니스 파트너십을 유지하고 발전시키는 데에 중요한 역할을 한다.