[구매] 구매 발주서(PO)와 계약(Terms and Condition)의 법적 의미와 위반 사례

PO 절차 썸네일

 

안녕하세요, 여러분! 오늘은 구매 발주서(Purchase Order, 이하 PO)와 계약(Terms and Condition, 이하 T&C)에 대해 알아보고, 이들이 어떻게 법적 구속력을 가지며 어떤 경우에 계약 위반이 될 수 있는지 살펴보겠습니다.

구매 발주서(PO)와 계약(Terms and Condition)

첫째로, PO는 공급자에게 물건이나 서비스를 구매하기 위해 발송되는 문서입니다. 이를 통해 공급자가 수락하게 되면 법적 구속력을 가지게 됩니다. PO 발주가 이루어진 후에는 임의적인 수정, 변경, 또는 취소가 불가능하며, 이를 위반할 경우 구매 계약 위반이 됩니다.

 

구매자가 PO를 발행하고 공급자가 이를 수락한 경우, 양 당사자는 법적으로 이를 이행해야 합니다. 만약 물건이 필요 없어진다거나 다른 이유로 취소하고자 한다면, 이는 구매 계약 위반이 됩니다. 갑작스러운 상황에서의 취소로 인해 발생하는 문제에 대한 책임은 PO를 발행한 측이 져야 합니다.

 

둘째로, 구두 발주 이후 PO를 임의로 취소하거나 변경하는 것은 허용되지 않습니다. 이전에는 구두 발주가 허용되었지만 현재는 하도급법 등에서 구두 발주를 금지하고 서면으로 PO를 발행하도록 규정되어 있습니다.

 

의향서(LOI) 역시 중요한 역할을 합니다. 의향서는 구매 의사를 표명하는데 사용되며, 상황에 따라 Binding LOI와 Non-Binding LOI로 나뉩니다. Binding LOI는 법적 구속력을 가지며, Non-Binding LOI는 그렇지 않습니다.

 

마지막으로, PO와 계약(T&C)은 비슷하지만 몇 가지 차이가 있습니다. PO는 주로 일회성 거래에 사용되며, 계약은 일정 기간 동안 유효한 내용을 담고 있습니다. 각각의 조건은 Terms and Condition에 포함되어 있으며, 이는 구체적인 구매 내용과 조건을 정의하는 중요한 부분입니다.

 

계약 위반은 주로 납기 미준수나 불량 물품 공급 등으로 발생하며, 양 당사자가 약속한 내용을 이행하지 않을 때 법적 문제가 발생할 수 있습니다. 따라서 구매자와 공급자는 계약 내용을 정확히 이해하고 준수해야 하며, 계약 위반을 피하기 위해 신중한 조치가 필요합니다.

 

이상으로 구매 발주서와 계약에 대한 법적 측면과 위반 사례에 대해 알아보았습니다. 여러분이 비즈니스 협상이나 거래를 진행할 때 이러한 사항을 유의하시면 좋을 것입니다.

구매 주문서 작성 및 유의사항

우리가 PR(구매 요청서)를 작성하여 공급자에게 전달하고, 공급자로부터 RFQ(견적 응답)를 받은 후에는 적절한 공급자를 선정하여 PO 또는 계약을 체결하게 됩니다.

 

우리가 발주서(PO)에 작성해야 할 내용들은 상당히 다양합니다. 물품의 종류와 수량, 가격은 물론이고 지불 조건, 납품 기한, 해운 및 포장 방법, 검사 절차, 그리고 우리의 특별한 요구사항 등이 모두 명시돼 있습니다.

 

이런 내용들이 포함된 PO 샘플을 살펴보면, 물품의 세부 사항뿐만 아니라 지불 조건, 해운 방법 등 다양한 사항들이 명확하게 기재돼 있음을 확인할 수 있습니다. 그리고 PO 하단의 'Disputes' 항목에는 PO에 포함되지 않는 내용에 대한 분쟁 발생 시의 중재 및 해결 방법이 기술돼 있습니다.

 

PO 작성 시에는 몇 가지 주의사항이 있습니다. 각 회사에서 제공하는 일반적인 PO 작성가이드를 참고하여 작성하면 더욱 신뢰성 있는 자료가 됩니다. 이 가이드에는 PO를 작성할 때 고려해야 할 사항들이 자세히 안내돼 있습니다.

 

첫 번째로, PO 작성 시 근거를 명시하는 것이 중요합니다. 왜 이 공급자를 선택했는지, 계약이 공정하고 투명하며 합리적인 이유를 구체적으로 밝히는 것이 좋습니다. 특약(특별조항) 부분에서는 이에 대한 우선순위가 명시돼 있으므로 주의가 필요합니다.

 

PO 작성 시 필요한 첨부 파일에도 신경을 써야 합니다. 계약 사유, 경쟁 업체 선정 이유, 특약 내용 등을 상세히 작성하여 나중에도 구매의 투명성을 보장할 수 있는 좋은 자료가 되도록 합니다.

 

마지막으로, 특약사항 부분에서는 실제 문제가 발생했을 때 어떻게 대응할지를 명시해야 합니다. 제품 사양 불일치 시 기술 검토, 가격 문제 시 견적서 확인 등과 같이 각 상황에 따른 대응 방법을 작성합니다.

 

이렇게 구체적이고 투명한 내용으로 PO를 작성하면, 나중에 발생할 수 있는 이견에 대한 중재와 해결이 더욱 원활해집니다.

구매계약 /PO 작성의 핵심 가이드라인

지금까지 알아본 구매계약과 관련된 중요한 내용들을 정리해보려 합니다. 구매계약 작성은 매우 복잡한 일이며, 이를 효율적으로 처리하기 위해서는 몇 가지 핵심 가이드라인을 따라야 합니다.

1. PR을 통한 현업의 요구사항 파악

먼저, 현업에서 우리에게 주는 PR은 구매계약의 출발점입니다. 이를 토대로 우리는 공급자에게 RFP나 RFQ를 제공하게 됩니다.

2. RFQ 중 최적의 선택과 PO 발주

공급자로부터 받은 여러 RFQ 중에서 최적의 것을 선택하여 우리가 PO를 발주합니다. 서류들이 많기 때문에, 어떤 서류를 우선적으로 활용해야 할지를 결정하는 것이 중요합니다. 가장 최근의 PO가 이를 결정하는 기준이 됩니다.

3. 대금지급과 계약금액 정의

대금지급에 있어서도 세부적인 사항들을 명확히 정의해야 합니다. 대금 분할 지급, 선급금 지급 방법, 계약이행보증 등에 대한 사항은 특약사항에서 명시되어야 합니다.

4. 계약금액의 확정과 미확정 물량에 따른 처리

계약금액도 확정 물량과 미확정 물량에 따라 어떻게 처리할지를 결정해야 합니다. 실제 수행실적에 따라 계약단가를 적용하거나, 추정 물량으로 예상 금액을 산정하는 방법을 명확히 정의합니다.

5. 특약사항의 중요성

특약사항은 구매계약의 혼란을 방지하기 위해 필수적입니다. 실비 정산, 추가 공사 처리, 납품 방법, 서류 제출 요건 등 다양한 조건들을 미리 정의함으로써 추후 분쟁 방지에 기여합니다.

6. 서류 작성과 제출

PO 작성 시에는 어떤 서류를 내야 하는지에 대한 가이드라인이 필요합니다. PO 발주 작성 가이드라인에는 필수적인 서류 및 제출 방법 등이 자세히 기술되어 있습니다.

 

이러한 가이드를 따르면 구매계약 작성 및 관리 과정에서 생기는 다양한 혼란을 방지하고, 효율적으로 진행할 수 있을 것입니다. 앞으로의 프로젝트에서 이 가이드를 참고하여 원할한 계약 체결을 이루시길 바랍니다.