[구매] 구매 프로세스의 마무리: 공급자와의 소통부터 부도 대응까지

계약 파기

 

구매 프로세스의 마무리: 공급자와의 소통부터 부도 대응까지

지난 포스에서 우리는 구매 요청서(PR)을 받아 공급자에게 발주서(PO)를 보냈습니다. 그 결과, 여러분은 이제 공급자와의 계약 단계에 진입했습니다. 공급자와의 계약을 체결하고 구매 비용을 지불하며 상호 합의가 이뤄지면, 이로써 구매가 완료된 것일까요? 그렇지 않습니다. 처음에 언급한 것처럼, 구매는 단순히 PO 발주와 계약 체결로 끝나는 것이 아니라, 물품이 우리 공장에 도착하고 사용되기 전까지 계속해서 책임을 져야 합니다.

 

보통은 P2P(Process-to-Pay)라고 불리는 구매 전체 프로세스를 거칩니다. P2P에서의 P는 PR을 의미하며, 처음에 현업으로부터 PR을 받아서 지속적인 프로세스를 통해 공급자에게 돈을 지급하면서 구매 프로세스가 완료됩니다. 이때, PR은 Purchase Request의 약자로, 현업으로부터 구매 요청을 받아들여 구매 과정을 시작하는 단계를 나타냅니다.

 

그러나 현실에서는 예상치 못한 변화가 발생할 수 있습니다. 계약이 취소되어야 하는 경우, 공급자와의 문제로 인해 구매가 이뤄지지 않을 수 있습니다. 또한, 납기일이 변동되거나 부도가 발생하는 등 다양한 문제에 대응해야 합니다.

 

특히, 부도에 대한 대응은 중요한 문제입니다. 공급자가 재무적인 어려움으로 인해 부도가 나면 납품이 지연되고 추가적인 문제가 발생할 수 있습니다. 이때는 위약금과 같은 조치가 필요하며, 경우에 따라서는 조정위원회나 법정 절차를 거쳐 해결해야 할 수도 있습니다.

 

또 다른 중요한 주제는 force majeure로, 이는 불가항력을 의미합니다. 예를 들어 전염병, 지진, 홍수, 전쟁 등 공급자가 통제할 수 없는 상황이 발생할 경우, force majeure 조항을 통해 일시적으로 책임을 면제받을 수 있습니다.

 

마지막으로, 물건이 도착하면 검사를 통해 품질을 확인하고, 만일 불량이 발견되면 클레임을 제기하여 권리를 행사할 수 있습니다. 이러한 구매 프로세스의 마무리는 정확한 품질을 확보하고 필요에 따라 적절한 대응을 취할 수 있는 능력을 요구합니다.

 

여러분은 이러한 구매 프로세스를 이해하고, 예기치 못한 문제에 대비하는 데에 중요한 역할을 합니다. 이러한 지식을 기반으로 현업에서 더욱 효과적인 구매 관리를 할 수 있기를 바랍니다.